Hoe onderteken ik digitaal documenten met AdobeSign

Waarom digitaal ondertekenen?

De ondertekening van overeenkomsten wordt steeds vaker op digitale wijze verlangd. VRT wilt daarom een standaard formuleren die voor digitale ondertekening van elke overeenkomst kan worden gehanteerd.
 

Hoe onderteken ik op een rechtsgeldige manier?

VRT vraagt aan haar medewerkers en aan haar contractpartners (externe productiehuizen, ...) om in de regel overeenkomsten met de elektronische identiteitskaart (eID) of Itsme te ondertekenen. Een elektronische handtekening via eID of Itsme wordt namelijk automatisch gelijkgesteld met de handgeschreven versie van een handtekening op een origineel van de overeenkomst, en is daardoor in elk geval rechtsgeldig onder Belgisch recht.  Digitaal ondertekenen door enkel een eerder ingescand exemplaar van de handgeschreven handtekening in het document te “plakken”, volstaat niet. Bekijk zeker en vast de video's hiernaast of de handleiding hieronder.  Zo ben je er zeker van dat het ondertekeningsproces op een correcte manier verloopt.

Waarom moet ik AdobeSign gebruiken om digitaal te ondertekenen?

VRT heeft de software van AdobeSign gekozen om een digitale ondertekening van haar overeenkomsten mogelijk te maken. Met AdobeSign zijn echter verschillende vormen van digitaal ondertekenen mogelijk. Het is belangrijk dat bij het ondertekeningsproces de juiste vorm van handtekenen (namelijk via eID of Itsme) door de persoon die ondertekent, wordt geselecteerd.

VRT deelt in de ondertekeningsflow en begeleidende communicatie via Salesforce mee dat de ondertekening noodzakelijk via eID dient te gebeuren. Ook voor overeenkomsten waarvan de ondertekening niet vanuit Salesforce vertrekt, is het essentieel dat de ondertekening via eID plaatsvindt. Je dient er dus steeds zelf op toe te zien dat dit volgens de juiste standaard gebeurt, en je contractpartner daarop te wijzen.

Wat doet AdobeSign met mijn gegevens?

AdobeSign dient als softwareleverancier de AVG-regelgeving (ter bescherming van persoonsgegevens) te respecteren. De persoonsgegevens die binnen het kader van het ondertekeningsproces via AdobeSign worden verwerkt zijn bovendien erg beperkt. Het gaat om je naam, achternaam, mailadres en IP-adres. Er worden geen andere persoonsgegevens uitgelezen van je eID.
 

Nieuw: onderteken met ItsMe

Stappenplan:

1. Open de mail die je hebt ontvangen van het Adobe Sign contract. In deze mail open je de link op de blauwe knop "Review and sign". Je standaard-browser zal een nieuwe tab openen met het contract.
2. Je krijgt een pop waarin je kan terugvinden hoeveel velden je moet invullen of tekenen. Klik hier op OK.
3. Ga naar het veld in het contract waar je moet tekenenen. Start het ondertekenen door hierop te  klikken.
4. Je kan kiezen met welke digitale handtekening je wilt ondertekenen.
   - Voor ItsMe kies je Cloud handtekening.
   - Om gebruik te maken van je e-ID kies je voor "Downloaden en ondertekenen met Acrobat".
   Bevestig je selectie door volgende te selecteren.
5. Je hebt voor ItsMe gekozen.
   Om verder te gaan vul je je GSM-nummer in gekoppeld aan je ItsMe account. Open je ItsMe app via je smartphone en volg de stappen. Je ziet een voorvertoning van het ondertekend contract. Onderaan in het venster moet je bevestigen om te ondertekenen. Selecteer hiervoor "Hier ondertekenen".
6. Open je ItsMe applicatie op je smartphone. Volg de stappen op je smartphone om het contract te ondertekenen. Wanneer dit succesvol is krijg je hiervan een melding en kan je het tabblad met het contract sluiten.