Start samenwerking en preproductie

Klik hier om alle relevante documenten te zien

EPRO-cel

Bij de coördinatoren van de EPRO-cel kan je terecht met al je productionele vragen.  

Medewerkers van productiehuizen moeten voor alle activiteiten binnen VRT zoals bvb. toegangsrechten voor het archief, het ontlenen van kostuums en rekwisieten eerst contact opnemen met de EPRO-cel.

Toegang: badge en parkeren

Met een VRT-badge krijg je vrije toegang tot het omroepcentrum. Medewerkers van productiehuizen (met een contract langer dan 2 maanden) kunnen een badge aanvragen.  

Aanvraag van een nieuwe badge 

Mail het aanvraagformulier ‘VRT-badge voor productiehuizen’ naar epro@VRT1.be, epro@ketnet.be, epro@vrtmax.be of epro@vrtcanvas.be.

Geldigheid van de badge:  

• Losse medewerkers productiehuis = duur van hun contract
• Vaste medewerkers productiehuis = max. 1 jaar  
• Voor de badge dient een waarborg van € 25 betaald te worden
• De badge moet persoonlijk afgehaald worden, want er wordt een foto gemaakt

Parkeren op VRT 

Door de nieuwbouw is het aantal parkeerplaatsen op VRT beperkt en moeten medewerkers vooraf een parkeerplaats reserveren. Ook onze producenten en leveranciers moeten een parkeerplaats reserveren om zeker te zijn dat ze op de terreinen  kunnen parkeren. Dit kan door de MyCapacity-app te installeren op de smartphone en een mailtje te sturen naar securityloket@vrt.be. Daarin geef je het nummer van je leveranciersbadge, je nummerplaat en je naam mee. Zij koppelen je via je email-adres dan aan de parkeerapp. De verwerking hiervan gebeurt wel ’s nachts, dus je ontvangt pas de volgende dag een voorlopig paswoord om in te loggen op de app. Op de pagina van externe medewerkers staat ook de handleiding met meer details over de installatie van de MyCapacity-app:  Parkeren op VRT.

Verlenging van een badge 

Mail naar het gewenste EPRO-adres met de vermelding: naam – badgenummer – productiehuis – nieuwe looptijd.

Verandering van productiehuis

Je kan je badge behouden, maar laat de EPRO-cel zeker weten naar welk productiehuis je gaat. De badge wordt onder het nieuwe productiehuis geactiveerd. 

Einde contract / Inleveren badge 

Lever je badge weer in bij VRT en je krijgt je € 25 waarborg terugbetaald.

Belangrijk: elke badge wordt gelinkt aan het productiehuis waarvoor het personeelslid werkt. Het productiehuis blijft steeds verantwoordelijk voor alle activiteiten die haar personeelsleden binnen VRT uitvoeren. Bij misbruik wordt het productiehuis ter verantwoording geroepen. 

Het depot: gebruik archiefmateriaal

Het Depot is een database met gedigitaliseerd video-en audiomateriaal. 

In het Depot vind je alle uitgezonden bewaard materiaal, footage, rushes en fragmenten van externe archieven. 

Het is niet omdat het materiaal in het Depot beschikbaar is, dat het mag hergebruikt worden. (Er zit ook veel materiaal in het Depot dat niet mag hergebruikt worden) 

Externe programmamakers kunnen alleen archief gebruiken wanneer dit in de productie-overeenkomst vermeld werd. Het ontleende materiaal mag alleen gebruikt worden in het kader van deze overeenkomst. Gebruik van het materiaal voor programma’s buiten de overeenkomst of voor persoonlijke doeleinden is niet toegelaten. 

Hoe toegang krijgen tot het archief?

• Om opzoekingen in het Depot te kunnen doen is een korte opleiding verplicht!  

• Je krijgt er tips & tricks om het Depot zo efficiënt mogelijk te gebruiken. 

• Vraag tijdig inlichtingen bij de EPRO-cel want deze opleiding wordt slechts één keer per maand georganiseerd; 

• Mail 5 weken vóór je het archief wenst te gebruiken je archief-aanvraag naar epro@VRT1.be, epro@ketnet.be, epro@vrtmax.be of epro@vrtcanvas.be (afhankelijk van het uitzendnet van je programma); 

• Je krijgt pas toegang tot het archief na ondertekening van een verklaring over het archiefgebruik; 

• De EPRO-cel regelt je accountgegevens.  

Externe productiehuizen kopiëren van het Depot naar een externe harde schijf via de send to standalone-optie. Dit kan in originele high res kwaliteit. Het is ook mogelijk om beeldmateriaal te downloaden vanop je eigen werkplek dmv OTTO. De EPRO-cel regelt hiervoor de toegang.  

Het is belangrijk dat de researcher de afgesproken metadata van het materiaal oplijst.  

Bij export van EDL met selecties (echter niet van een volledig programma, los van een EDL) wordt automatisch een Excel-lijst met metadata gegenereerd. Hou deze zeker bij. 

Rechten 

VRT klaart geen rechten voor externe productiehuizen!  

Externe productiehuizen mogen alleen materiaal gebruiken als ze zelf de rechten klaren.  

• Gebruik van niet-uitgezonden materiaal is verboden; 

• De productiehuizen dienen alle beperkingen op het materiaal te respecteren; 

• Indien materiaal uit het archief in een andere context wordt gebruikt, mag deze niemand schaden. De toestemming voor hergebruik moet steeds verkregen worden. Ook bij materiaal dat 100% eigendom is van VRT; 

• De rechteninformatie die in het depot is opgenomen geldt voor rechten op het moment van de eerste uitzending. VRT kan niet garanderen dat deze informatie nog van toepassing is voor uw huidig hergebruik in uw context; 

• Voor hergebruik moet altijd de bron worden geraadpleegd.  

Bij het contract zit sinds eind 2019 als bijlage een shotlist om het aangekocht beeldmateriaal in op te lijsten. Deze is eveneens terug te vinden op de webpagina VRT extern produceren (‘Shotlist VRT archief’). 

Het laatste saldo dat VRT aan het productiehuis verschuldigd is, wordt pas uitbetaald nadat de shotlist volledig ingevuld werd ingeleverd. 

Indien de producent archief gebruikt van VRT dienen tenminste de gegevens worden ingevuld die het mogelijk maken het materiaal te lokaliseren in de VRT-systemen, bv. de media ID’s van de items die uit het depot werden gehaald (voor video) en de TC in en TC out van de bronfile alsook de TC in en TC out van het gebruikte stukje in het eindproduct. Dit is noodzakelijk om na te gaan wie de rechtenhouder is van dat specifieke fragment, of er nog bijkomende klaringen nodig zijn, en voor de validatie van het archief.  

Indien de producent ander extern materiaal gebruikt (dus niet VRT) dient tenminste de TC in en TC out van waar het materiaal zich bevindt in het eindproduct alsook de rechthebbende te worden ingevuld. Dit is noodzakelijk voor het uitsluiten van promotioneel gebruik, checklist voor eventuele heruitzendingen en historisch hergebruik in de toekomst. 

Het klaren van rechten, het respecteren van embargo’s op het materiaal en het naleven van het deontologisch charter blijft de verantwoordelijkheid van de programmamaker en het productiehuis. 

Het productiehuis blijft steeds verantwoordelijk voor alle activiteiten die haar personeelsleden binnen VRT uitvoeren. Bij misbruik van het VRT-archief wordt het productiehuis ter verantwoording geroepen. 

VRT budgetformulieren

VRT nam een aantal maatregelen om de budgetcyclus transparanter te maken en correct onderbouwde productiebudgetten af te spreken. Vanaf 1 februari 2022 dienen om die reden alle budgetvoorstellen voor nieuwe programma’s bij VRT in deze budgetformulieren ingediend worden. In het budgetformulier wordt alle informatie toegevoegd die nodig is voor een goed begrip van het budget. Zo dienen de in de begroting opgenomen kosten realistisch, marktconform en kostenefficiënt te zijn en zoveel mogelijk gespecifieerd, uitgewerkt en toegelicht te worden. De formulieren zijn gebruiksvriendelijk en terug te vinden in de link onderaan dit hoofdstuk. Er is een formulier voor fictie en een formulier voor non-fictie producties. 

• Enkele tips: Bij het openen van de formulieren kom je terecht op de manual om het correct invullen van het document eenvoudig te maken; 

• Onder het tabblad richtlijnen staat alle informatie die nodig is om het document correct in te vullen; 

• Het tabblad detailbudget is gelinkt met het tabblad overzichtsbudget. Indien je dus het formulier detailbudget gebruikt, worden de totalen automatisch opgenomen in het tabblad overzichtsbudget; 

• Het tabblad financieringsoverzicht werd ook toegevoegd en is in functie van het project en de behoeftes nog aanpasbaar; 

• Als laatste tabblad is er een overzicht van alle hoofd-en subcodes toegevoegd die het zoeken naar bepaalde codes en formuleringen makkelijker moet maken. 

Download hieronder de budgetformulieren voor fictie en non-fictie.