Productie

Klik hier om alle relevante documenten te zien

Decor

VRT hanteert een beleid m.b.t het eigenaarschap van aangeschaft decor of materiaal voor producties die (mede) door een extern productiehuis gerealiseerd worden. 

Standaard wordt er van uitgegaan dat al het materiaal dat gebruikt wordt i.k.v. een productie met een extern productiehuis eigendom is van het productiehuis of gehuurd wordt door het productiehuis. Dit heeft als gevolg dat:

• VRT een marktconforme vergoeding betaalt aan het productiehuis voor het gebruik van de goederen (“marktconforme huurprijs”);

• VRT niet verantwoordelijk is voor wat er met de goederen gebeurt na de afloop van de productie, aangezien ze hier geen eigenaar van is.

Standaard heeft en behoudt het productiehuis dus de eigendom van het materiaal dat gebruikt wordt ten behoeve van het programma of de reeks (bijvoorbeeld decor, aankleding, …) tenzij anders en uitdrukkelijk overeengekomen tussen partijen. 

Het productiehuis zorgt eveneens voor het opslaan van de verworven decors, aankleding en rekwisieten van het programma of de reeks en draagt hiervoor de daarbij horende kosten. De risico’s van beschadiging of verdwijning van het materiaal blijven ten laste van het productiehuis.

Bij afwijking van deze standaard worden er met het productiehuis steeds heldere afspraken gemaakt over het eigenaarschap, stockage, gebruik, controle, enz…

VRT CRW

VRT CRW is de operationele afdeling van VRT waar externe productiehuizen terecht kunnen voor zowel technische, facilitaire als ontwerpoplossingen. Indien een extern productiehuis hiervoor de mogelijkheden wil aftasten, neemt het contact op met de zakelijke leider van het net en frontoffice CRW (dlcrwfrontoffice@vrt.be).

VRT CRW staat binnen VRT in voor de volgende jobs:

• Ontwerp (decor, licht, grafiek, audio)
• Beeld (camera, shading, mixing, EVS, …)
• Audio 
• Licht
• Opnameleiding (ook autocue operatoren)
• Make – up en kapsters
• Kostuum
• Setfixing
• Decorateurs en setdressers
• Decorbouw
• Postproductie (montage, colorgrading, sonorisatie)
• Tijdelijke/mobiele verbindingen

Naast mensen heeft VRT CRW ook heel wat interne middelen ter beschikking: studio’s met de juiste omkadering, een regiewagen, montage – en sonorisatiecellen, muziekregiewagens en compacte regiesets.  

Als ondersteuning voor de facilitaire opdrachten heeft CRW een aantal magazijnen met unieke inhoud: decor- en spelrekwisieten, pruiken, kostuums en accessoires. Externe productiehuizen kunnen deze items huren indien vastgelegd in de productieovereenkomst. Op dat moment wordt er ook een waarde bepaald van de voorwerpen of kostuums die gehuurd worden.
Indien er geen contractuele afspraak is, kan een extern productiehuis nog steeds een huurovereenkomst afsluiten met de CRW – magazijnen. De factuur wordt dan rechtstreeks aan hen bezorgd.

Bij aanvang van de huurperiode neemt het productiehuis eerst contact op met de EPRO-cel. 
Elke afdeling op zich (hetzij rekwisieten, pruiken of kostuums) behandelt de verdere aanvragen.  De frontoffice van CRW is telkens op de hoogte (in cc) om het overzicht van elke productie te kunnen bewaren.

Inpakken, stapelen en transporteren van ontleende stukken is de verantwoordelijkheid van het productiehuis. 
 

Huur rekwisieten

De VRT beschikt over een rekwisietenmagazijn met inrichtingsmateriaal voor diverse sets zoals meubilair, decoratie en spelrekwisieten. 

Volgende voorwerpen of taken behoren NIET tot rekwisieten:

• Verbruiksmaterialen: cateringmateriaal, bevestigingsmateriaal, bureau-uitrusting, …

• Productiematerialen: schminkstoelen, -koffers en –spiegels, tenten, rookmachines, walkies, zwarte doeken, inrichting productielokalen…

• Echte wapens

• Samenstelling en inrichten van sets gebeurt NIET door de VRT rekwisietenafdeling, tenzij anders afgesproken in het contract en inzet van een VRT decorateur of setdresser. Het productiehuis zorgt zelf voor een rekwisiteur en/of setdresser die de rekwisieten uitkiest en naar en van de set brengt

• Het productiehuis is verantwoordelijk voor het correct vervoeren van de rekwisieten, m.a.w. zij zorgt zelf voor inpakmateriaal en transport opdat de rekwisieten zonder beschadiging kunnen worden getransporteerd

Speciale aandacht en attesten worden gevraagd voor het huren van nepwapens, uniformen van ordediensten, uniformen van overheidsdiensten, die gebruikt worden op openbare domeinen!

Deze worden pas verhuurd na voorlegging van een goedkeuringsattest van de plaatselijke ordediensten. In dit attest staat uitdrukkelijk plaats en datum van gebruik van de attributen vermeld.

Dit materiaal dient ook getransporteerd te worden uit het zicht van publiek!

Hoe rekwisieten huren?

Indien je rekwisieten nodig hebt neem je eerst contact met de EPRO-cel. 

Na bevestiging kan je zelf contact nemen met de dienst rekwisieten via mail: rekwisieten@vrt.be  met dlcrwfrontoffice@vrt.be en de EPRO-cel in cc.

De rekwisieten dienen minimaal 2 dagen voor afhaling aangevraagd te worden.

Geef per bestelling/mail zo veel mogelijk info door: zie algemene checklist aan het einde van dit hoofdstuk.

rekwisieten@vrt.be geeft je antwoord over beschikbaarheid van de rekwisieten, tijdstip van ophalen en terugbrengen van de gehuurde stukken.

Alle beschikbare rekwisieten worden uitgezocht, gefotografeerd en klaargezet tegen de afgesproken afhaaldatum.

Per bestelling wordt een verhuurbon opgemaakt, waarvan je een duplicaat (of duplicaten gegroepeerd per maand) naar de EPRO-cel stuurt.

Diegene die de rekwisieten afhaalt tekent de verhuurbon voor ontvangst en wordt op dat ogenblik verantwoordelijk gesteld voor het intact terugbrengen van de gehuurde stukken! De gehuurde stukken moeten in dezelfde staat teruggebracht worden.

Bij terugkeer op de opgegeven datum, worden de rekwisieten gecontroleerd en terug ingecheckt.

Kosten van ontbrekende, beschadigde of vervuilde rekwisieten worden aan het productiehuis gefactureerd.

Het laatste saldo dat VRT aan het productiehuis verschuldigd is, wordt pas uitbetaald wanneer alle gehuurde rekwisieten opnieuw werden ingecheckt en alle eventuele kosten werden vergoed.

Opgelet: Omwille van de werf voor de nieuwbouw verloopt afhalen en terugbrengen van de rekwisieten via de Q-garage, aan de linkerzijde van het omroepgebouw.

Huur kostuums

De VRT beschikt over een kostuummagazijn met diverse genres kostuums, schoenen en accessoires.

Volgende voorwerpen of taken behoren NIET tot verhuur in het kostuumfonds:

• Verbruiksmaterialen: naaimateriaal, stoffen, was- en strijkmateriaal, poetsgerief, kapstokken…

• Productiematerialen: strijkmachine, -tafels, paspoppen, passpiegels, kledingrekken, kapstokken…

• Transporteren van uitgeleende kledij.

• Samenstelling van meer dan zes (6) silhouetten en/of historische kostuums gebeurt NIET door het VRT-kostuumfonds.

• Het productiehuis zorgt zelf voor een stylist of kleedster die de silhouetten samenstelt en uitkiest en naar en van de set brengt.

Hoe kostuums huren?

Indien je kostuums nodig hebt neem je eerst contact op met de EPRO-cel.  Zij mailt de toelating door naar de verantwoordelijke van styling, om een vast bepaald aantal silhouetten, zoals bepaald in de productieovereenkomst, te mogen afhalen.

Nadien doe je zelf je bestelling via mail: kostuumatelier@vrt.be. met  dlcrwfrontoffice@vrt.be en de EPRO-cel  in cc.

Kostuums dienen minimum 2 dagen voor afhaling aangevraagd te worden.

Doe GEEN aanvragen voor meer dan zes silhouetten (=volledig pak van kop tot teen)!  Vanaf 6 kostuums moet het productiehuis een stylist of kleedster voorzien. Idem voor historische kostuums.

Geef per bestelling/mail zo veel mogelijk info door: zie algemene checklist aan het einde van dit hoofdstuk.

kostuumatelier@vrt.be geeft je antwoord over beschikbaarheid van de kostuums/silhouetten, tijdstip van ophalen en terugbrengen van de gehuurde stukken.

Alle beschikbare kostuums worden uitgezocht, gefotografeerd en klaargezet tegen de afgesproken afhaaldatum.

Per bestelling wordt een verhuurbon opgemaakt, waarvan je een duplicaat (of duplicaten gegroepeerd per maand) naar de EPRO-cel stuurt.

Diegene die de kostuums afhaalt tekent de verhuurbon voor ontvangst en wordt op dat ogenblik verantwoordelijk gesteld voor het intact terugbrengen van de gehuurde stukken!

Natte kostuums laten drogen vooraleer terug te brengen. Nooit in plastiek zakken proppen!

Kledij wordt met zorg behandeld, niet versneden en niet gekleurd!

Bij terugkeer op de opgegeven datum, worden de kostuums binnengebracht zoals ze werden meegegeven: op kapstok, rek of met hoes. Beschadigingen worden gemeld per mail aan kostuumatelier@vrt.be.

Het productiehuis zal voor elk gehuurd kostuum de kosten van de droogkuis en van de te herstellen stukken dragen. De factuur wordt door de VRT aan het productiehuis gestuurd.

Ook kosten voor nieuwe aankoop van ontbrekende kostuums worden aan het productiehuis gefactureerd.

Het laatste saldo dat VRT aan het productiehuis verschuldigd is, wordt pas uitbetaald wanneer alle gehuurde kostuums/silhouetten opnieuw werden ingecheckt en alle eventuele kosten werden vergoed.

Afhalen en terugbrengen: 2R

Niet bij rekwisieten of pruiken & make – up terugbrengen! 

Er is een rek en een box voorzien aan de ingang van het KF om kostuums terug te brengen buiten de openingsuren.

Speciale aandacht en attesten worden gevraagd voor het huren van nepwapens, uniformen van ordediensten en uniformen van overheidsdiensten, die gebruikt worden op openbare domeinen!

Deze worden pas verhuurd na voorlegging van een goedkeuringsattest van de plaatselijke ordediensten. In dit attest staat uitdrukkelijk plaats en datum van gebruik van de attributen vermeld.

Dit materiaal dient ook getransporteerd te worden uit het zicht van publiek!

Huur pruiken

VRT CRW heeft ook een verzameling pruiken, haarstukjes, baarden en snorren.

Om deze te huren is een basiskennis haartooi en make–up vereist.

Het externe productiehuis voorziet zelf een grimeur of kapster voor de behandeling van de pruiken.

Hoe pruiken huren?

Indien je pruiken, snorren of baarden nodig hebt neem je eerst contact op met de EPRO-cel.  Zij mailt de toelating door naar de verantwoordelijke van styling.

Nadien doe je zelf je bestelling via mail: pruikenmakeup@vrt.be met dlcrwfrontoffice@vrt.be en de EPRO-cel in cc.

De pruiken, baarden of snorren kunnen op voorhand gepast worden, na afspraak met het pruiken – en make-up atelier (pruikenmakeup@vrt.be).

Zorg telkens voor een deskundige (grimeur of kapster) ter plaatse.

Geef per bestelling/mail zo veel mogelijk info door: zie algemene checklist aan het einde van dit hoofdstuk.
pruikenmakeup@vrt.be geeft je antwoord over beschikbaarheid, tijdstip van ophalen en terugbrengen van de gehuurde stukken.

Alle beschikbare pruiken worden uitgezocht, gefotografeerd en klaargezet tegen de afgesproken afhaaldatum.

Per bestelling wordt een verhuurbon opgemaakt, waarvan je een duplicaat naar de EPRO-cel stuurt. 

Diegene die de pruiken afhaalt tekent de verhuurbon voor ontvangst en wordt op dat ogenblik verantwoordelijk gesteld voor het intact terugbrengen van de gehuurde stukken!

Pruiken, haarstukjes, snorren en baarden worden met zorg behandeld, niet geknipt en niet gekleurd! Alleen de juiste stylingtools gebruiken voor het werken op de pruiken.

Bij terugkeer op de opgegeven datum, worden de pruiken (…) binnengebracht zoals ze werden meegegeven. Beschadigingen worden gemeld per mail aan pruikenmakeup@vrt.be.

Te vermelden bij bestelling: algemene checklist

• Naam productiehuis + adres + telefoon + BTW nummer

• VRT-net + Titel van het programma + PO-nummer

• Naam van de verantwoordelijke bij het net

• Datum van afhalen + nummerplaat

• Datum van terugbrengen + nummerplaat

• Naam van de afhaler + functie + gsm + email + nummerplaat 

• Naam van de rekwisiteur of setdresser/ stylist of kleedster /kapster of grimmeur van het productiehuis + gsm + email

• Geef een juiste beschrijving (zo veel mogelijk in detail + hoeveel stuks). Voeg eventueel een detailfoto bij. GEEN filmpje.

• Waar je het materiaal gaat gebruiken + ev. vergunningen, toelatingen voor uniformen

Specifiek voor kostuums:

• Voeg de maten bij van de personen die de kleding zal dragen. Alle maten: lengte, breedte, schoenmaten, lichaamskenmerken

• Voor man/vrouw/jongen/meisje + ouderdom

• Stijlperiode van de kledij: hedendaags, historisch, carnavalesk? Kleur?

• Voeg eventueel een moodboard of foto’s toe.

• Zal er een pasmoment zijn? Wanneer is dit gepland?

Specifiek voor pruiken:

• Voeg de maten bij van de persoon die de pruik zal dragen. 

• Voor man/vrouw/jongen/meisje + ouderdom

• Stijlperiode van de pruik: hedendaags, historisch, carnavalesk? Kleur?

• Zal er een pasmoment zijn? Wanneer is dit gepland?

Intimiteitstoolkit Mediarte

We vinden het enorm belangrijk dat veiligheid (zowel fysiek als mentaal) op de set/in de studio primeert. Om professionals te ondersteunen in het omgaan met intimiteit op de set, ontwikkelde Mediarte een intimiteitstoolkit, in het kader van het actieplan tegen grensoverschrijdend gedrag in de mediasector. Deze toolkit kan de cast en crew helpen in de zoektocht naar het creëren van een veilige omgeving op de set, en kan bovenal gebruikt worden om er als producent alles aan te doen om de cast, die in een kwetsbare positie geplaatst wordt, te beschermen. 

Alle richtlijnen vind je onderaan deze pagina terug in de Toolkit Intimiteit.

Verwijs, om voor iedereen een veilige omgeving te creëren, ook telkens in de callsheets naar een meldpunt waar ze grensoverschrijdend gedrag kunnen melden: 

Toestemmingsformulier opnames

Als je een persoon wilt filmen, moet die persoon daarvoor zijn toestemming geven, zowel voor de opname als voor het verdere gebruik ervan. 

Het is aangeraden dat die toestemming schriftelijk verkregen wordt om discussies daarover te vermijden. Ook vanuit juridisch oogpunt is het belangrijk om aan te kunnen tonen dat de betrokken persoon zijn toestemming geïnformeerd gegeven heeft en hij dus op de hoogte was van o.a. het programma waarvoor de opname gemaakt werd, hoe die opname precies verder zal worden gebruikt, hoe VRT of het productiehuis zijn gegevens zal verwerken, wie hij kan contacteren bij vragen etc. 

Om zulke afspraken juist en volledig te vatten heeft VRT een standaard toestemmingsformulier dat in principe voor alle televisieprogramma’s te gebruiken is. In bepaalde gevallen is een toestemmingsformulier op maat wenselijk. Je kan daarvoor terecht bij de juridische dienst en de adviseur programma-ethiek.

De meest recente versie van het formulier is gepubliceerd op de volgende informatiepagina: Extern produceren.

In het formulier is ruimte voorzien om eventueel bijkomende of afwijkende afspraken met de persoon die deelneemt aan opnames te noteren. Dit formulier moet in twee exemplaren ondertekend worden, één voor VRT en één voor de betrokken persoon.

In dit formulier wordt ook een verwijzing naar het privacybeleid van VRT in verband met deelname aan opnames gemaakt. In dit privacybeleid wordt verduidelijkt welke gegevens VRT in deze context van de betrokken persoon verzamelt en verwerkt, en hoe die verwerking gebeurt. Goed om weten is dat dit privacybeleid ook van toepassing is op gevallen waarin de toestemming aan een opname niet schriftelijk, maar mondeling geregeld wordt of uit de situatie impliciet kan worden afgeleid.

Productiehuizen kunnen het toestemmingsformulier als basis gebruiken voor het ontwikkelen van een eigen formulier maar dienen, wat de verwerking van persoonsgegevens betreft, uiteraard te verwijzen naar hun eigen privacybeleid daaromtrent.

Vergeet niet dat bij het maken van programma’s ook de deontologische regels die uiteengezet worden in het programmacharter van VRT, in acht genomen moeten worden. Zo omvat het programmacharter bijvoorbeeld specifieke regels voor het hanteren van verborgen camera of andere misleidingstechnieken, en voor het filmen van kinderen. De regels uit dit charter moeten bijgevolg in aanvulling worden gelezen op hetgeen hierna uiteengezet wordt. Op de pagina over beroepsethiek vind je tot slot ook andere nuttige informatie over de geldende beroepsethische richtlijnen voor het maken van programma’s.

Bijzondere gevallen

In een aantal bijzondere gevallen is een omzichtigere aanpak dan die vervat is in het standaardformulier, vereist.

1. Slachtoffers van seksueel misbruik

Slachtoffers van seksueel misbruik mogen pas herkenbaar in de media geïdentificeerd worden als ze daarvoor zelf hun schriftelijke toestemming gegeven hebben. 

Indien er in het kader van een programma getuigenissen van slachtoffers van zulke misdrijven worden gefilmd, is een toestemmingsformulier op maat vaak menselijker en beter. Afhankelijk van het geval kunnen er dan ook afwijkende afspraken (vb. over de uitoefening en draagwijdte van een visierecht, wanneer dit wenselijk is) worden geformuleerd. 

Aarzel niet om in zo’n geval vooraf de adviseur programma-ethiek te raadplegen.

2. Getuigenissen over gevoelige persoonlijke gegevens of over emotionele of intieme onderwerpen

In geval van opnames van getuigenissen over gevoelige persoonlijke gegevens (religieuze overtuiging, ziektes, ideologische voorkeur, seksuele geaardheid en dergelijke) of over emotionele of intieme onderwerpen is het goed om de betrokkene nogmaals bewust te maken van het feit dat de opname door verschillende personen bekeken of beluisterd zal kunnen worden. Het toestemmingsformulier omvat reeds een algemene formulering in die zin, maar voor opnames over de thema’s in kwestie kan een omschrijving op maat wenselijk zijn.

Let er bij zulke getuigenissen ook op dat de persoon die gefilmd wordt, geen gevoelige persoonlijke gegevens van anderen deelt of naar anderen die geen weerwoord hebben, uithaalt. 

Aarzel niet om in voorkomend geval overleg te plegen met de adviseur programma-ethiek.

3. Kinderen

Algemeen

Kinderen zijn minderjarig tot en met 17 jaar. Behalve voor het verkrijgen van een rechtsgeldige toestemming onder de privacywetgeving (waar de grens op 13 jaar ligt), moet er voor het filmen van kinderen tot en met 17 jaar dus een schriftelijke toestemming van de ouders of voogd verkregen worden. Wees je ervan bewust dat er in sommige gevallen een verlengde minderjarigheid kan gelden. In zo’n geval moet er ook na de genoemde leeftijdsgrens een toestemming van de ouders of voogd verkregen worden. 

In het programmacharter vind je specifieke regels die in acht te nemen zijn bij het filmen van kinderen. Indien je daaromtrent nog vragen hebt, kan je terecht bij de adviseur programma-ethiek. Indien het regelen van de toestemming voor het filmen van kinderen via een derde (vb. een school, scoutsleiding, etc.) verloopt, waak dan erover dat die derde de toestemming van de kinderen die gefilmd worden rechtsgeldig verkrijgt en daarvoor de nodige vrijwaring geeft. Je kan de juridische dienst contacteren voor het vatten van zulke afspraken.                                                                                                                                             

Structurele samenwerking met kinderen

Als het niet gaat om eenmalige medewerking door een kind aan een opname, maar bijvoorbeeld om de deelname door een kind aan een talentenwedstrijd of als figurant in een programma, moet je rekening houden met de regelgeving in verband met kinderarbeid. Contacteer de juridische dienst om te weten welke aandachtspunten je in dit geval in acht moet nemen en hoe je zulke afspraken best contractueel vat.

Als een kind samen met een ouder deelneemt aan een programma kan je de toestemming voor het filmen van het kind regelen in het toestemmingsformulier dat je met de ouder afsluit. Overleg met de juridische dienst om te weten hoe je dit het best in het toestemmingsformulier vat.

Toestemming van één ouder of beide ouders?

Het basisprincipe is dat beide ouders samen het ouderlijk gezag over hun kind uitoefenen, wat impliceert dat de toestemming van beide ouders verkregen moet worden. In de praktijk mag je er echter van uitgaan dat de toestemming door één ouder (die het ouderlijk gezag uitoefent) ook de instemming van de andere ouder vat. 

Als het echter gaat om een gescheiden ouderpaar is het aangewezen om de toestemming van beide ouders te vragen, zeker wanneer het gaat om gevoelige getuigenissen of zaken die beide ouders aanbelangen. Wanneer de andere ouder ook ouderlijk gezag heeft, kan die ouder nadien immers nog protesteren tegen de opname en het verdere gebruik ervan.

Jeugdrechtbank

Het is strafrechtelijk verboden om minderjarigen die vervolgd worden voor de jeugdrechtbank of ten aanzien van wie door de jeugdrechtbank een maatregel genomen is, herkenbaar in beeld te brengen.                                                                                                                            

4. Opnames die we zouden willen gebruiken voor andere doeleinden dan voorzien in het toestemmingsformulier

Op basis van het toestemmingsformulier kunnen fragmenten uit de gemonteerde opnames gebruikt worden voor trailers voor het betrokken programma of voor verwerking in andere programma’s.

Indien de opnames voor andere doeleinden zullen worden gebruikt, contacteer je beter vooraf de juridische dienst om te bepalen of het toestemmingsformulier het voorgenomen gebruikt afdekt of dat een aangepaste omschrijving noodzakelijk is.

5. Auteursrechtelijk beschermde bijdragen en naburigrechtelijk beschermde prestaties

Indien een persoon in het kader van opnames wordt ingeschakeld voor het leveren van een auteursrechtelijk beschermde bijdrage (iemand schrijft een scenario) of van een naburigrechtelijk beschermde prestatie (iemand zingt een lied, draagt een gedicht voor, komt als muzikant naar de studio voor een opnamesessie etc.), kan het toestemmingsformulier voor opnames niet gebruikt worden. Contacteer dan de juridische dienst om te weten welke overeenkomst het meest geschikt is.

6. Deelname aan programma’s als figurant of als kandidaat in de studio

Indien een persoon op een structurele manier deelneemt aan een programma (bijvoorbeeld als figurant of praatgast), worden er andere formulieren gebruikt om de toestemming voor deelname aan opnames door die persoon te regelen. Contacteer de juridische dienst om te weten welke overeenkomst het meest geschikt is.

Mondelingen of impliciete toestemming

In sommige gevallen (vb. bij een interview op straat) is het niet mogelijk een schriftelijk toestemmingsformulier door de betrokken persoon te laten ondertekenen.

Indien de situatie het toelaat is het aangeraden om de mondelinge toestemming van een persoon voor de opname en het gebruik daarvan in het kader van het betrokken programma op te nemen, en/of deze mondelinge toestemming achteraf schriftelijk door het gebruik van een toestemmingsformulier te laten bevestigen.

Soms kan de toestemming ook impliciet uit de situatie afgeleid worden doordat de betrokken persoon duidelijk wist dat hij deelnam aan een opname (indien er vb. een interview wordt afgenomen en er een microfoon van VRT NWS voor afname van dit interview gebruikt werd) en hij daardoor redelijkerwijs op de hoogte kon zijn van het programma en de doeleinden waarvoor deze opname werd gemaakt.

Het is in elk geval nuttig om de betrokkene in zulke situaties, indien mogelijk, ook te wijzen op het bestaan van het privacybeleid voor deelname aan opnames door VRT (dat op onze website gepubliceerd is) en waarin hij relevante informatie en contactpersonen over dit onderwerp kan terugvinden.

Nog een paar tips

• Leg uit waarom het ondertekenen van een toestemmingsformulier noodzakelijk is, en wees transparant en duidelijk

Mensen een document laten tekenen kan natuurlijk heel formeel en afstandelijk overkomen. Je kan de betrokkenen geruststellen door op hun vragen te antwoorden en duidelijk te maken dat het schriftelijk maken van zulke afspraken ook in hun voordeel is, en hen toelaat dat hun toestemming geïnformeerd te geven.

In het formulier wordt ook praktische informatie gedeeld, zodat de betrokken personen bij de juiste dienst terecht kunnen met hun vragen of klachten. Stel je open en constructief op.

• Overleg bij twijfel of vragen

Contacteer bij afwijkingen op de situatie zoals voorzien in het toestemmingsformulier steeds de adviseur programma-ethiek en de juridische dienst. Bij twijfel of vragen is voorafgaand overleg sowieso de logische handelswijze.

Toegankelijkheid: opnames met publiek

VRT is sinds 2023 een engagement aangegaan met de organisatie Inter Vlaanderen, het Vlaamse expertisecentrum rond toegankelijkheid (https://www.vlaanderen.be/inter) en kunnen het kwaliteitslabel “toegankelijk event” geven aan evenementen en opnames.  Met dit label laat VRT zien dat de publieke omroep veel belang hecht aan iedere kijker of deelnemer, met of zonder handicap. 

Komt er publiek bij jouw opname kijken? Voeg dan zeker toegankelijkheid aan je checklist toe.

Download ons vijfstappenplan naar het kwaliteitslabel. 

Idealiter zijn alle voorzieningen aanwezig op je event maar soms is dit niet noodzakelijk noch van toepassing. Bekijk samen met ons wat mogelijk is en wat optioneel is.

VRT Toegankelijkheid staat voor je klaar, je kan ons inzetten als schakel tussen jouw productie en de doelgroepen maar ook ter ondersteuning van de productie.

PP - Productplaatsing

‘VRT Creative Partnerships’ streeft naar een optimale commerciële exploitatie van de merken van VRT, van haar netten, programma’s, figuren en personen met uitzondering van het informatieaanbod. 
Creative Partnerships kijkt samen met de programmateams naar mogelijke partnerships: Product Plaatsing (PP) alsook alle andere vormen van commerciële communicatie in televisieprogramma’s. 

Ze doen dit in nauw overleg met de dienst Beleid & ondersteuning Partnerships. 

Deze dienst tarifeert voor elk televisieprogramma de waarde van een aftiteling en van de visibiliteit (PP) van een product of dienst in een programma. 

Elke producer is, bij de aanvang van de productie, verplicht om contact op te nemen met Creative Partnerships en daarbij de dienst Beleid & ondersteuning Partnerships. 

In een startmeeting (ongeveer 1,5u) worden een aantal basisafspraken gemaakt en een aantal belangrijke agendapunten overlopen.

1. De handleiding over PP wordt overlopen, deze gaat o.a. over: 

• Soorten product plaatsing? Wat is offscreen sponsoring?

• Welke producten mogen wel/niet?

• Welke return mag wel/niet?

• Wat is het tarief en hoe is dat bepaald?

• Welk soort contract?

• Wat is commercieel en wat is niet-commercieel?

• Wat met overheden?

2. Het tarief van een generiekvermelding (met dank aan...) en de waarde van de visibiliteit (PP) van een product of dienst voor het specifieke programma.

3. De lijst van Premium Partners van de VRT. Dat is een nuttige lijst van alle bedrijven die een alliantie met de VRT hebben afgesloten. Deze bedrijven hebben voorrang op alle andere bedrijven en moeten eerst gecontacteerd worden voor product plaatsing.

4. Standaardcontracten (PP, Offscreensponsoring) die verplicht moeten gebruikt worden bij het afsluiten van overeenkomsten. Belangrijk: elke overeenkomst moet vóór ondertekening en uitzending, goedgekeurd worden door Beleidsspecialist Jorgo Michalopoulos. Hij bezorgt deze contracten ook aan de zakelijk leiding van VRT1, VRT CANVAS, …

IF - Institutionele financiering

Naast de commerciële financiering bestaat er ook een afzonderlijk beleid inzake Institutionele financiering. Dit niet-commercieel beleid valt onder de bevoegdheid van Creative Partnerships.

Wat is institutionele (IF)?

IF is een vorm van financiering door niet commerciële instellingen: overheid- gelieerde entiteiten of soortgelijke zoals overheidsdepartementen, ministeries, provincies, gemeentes, diensten voor city of regionale marketing.  

Overheidsbedrijven of organisaties met winstoogmerk (vb. Zoo Antwerpen, musea,...),  sectororganisaties en belangenverenigingen van bepaalde sectoren/bedrijven (vb. VOKA, federatie bierbrouwers, Assuralia) worden uitgesloten. 

IF is dus per definitie non-commercieel en volgt dan ook een andere logica dan sponsoring of productplaatsing waar het Mediadecreet op van toepassing is.

Ook bij IF geldt het principe dat VRT onafhankelijk en (redactioneel) autonoom en trouw aan haar programmacharter moet handelen.

Spreiding en diversiteit van mogelijke IF-partners is noodzakelijk. 

Inbreng IF partner kan zowel in natura als financieel als beide. 
De return VRT is afhankelijk van de grootte van deze inbreng (zie IF beleid VRT). Indien aftiteling werd overeengekomen is dit steeds mits “In samenwerking met…”.

Routing?

Bij mogelijke samenwerking met IF partner: het productiehuis (PH) licht Creative Partnerships in. Creative Partnerships stuurt mee en kan veto stellen. 

Bij goedkeuring: PH maakt contract op a.d.h.v. sjabloon VRT. Creative Partnerships tekent het contract mee

Een 3-partijen “Samenwerkingsovereenkomst Institutionele financiering” is de verplichte contractvorm (sjabloon door VRT geleverd).

Voor verdere details: ziehandleiding PP & IF april 2024..